Blog

Soort mediation

Overheid

Trefwoorden      

Multi-party, meerpartijen, impasse, procesafspraken, intentieovereenkomst

Relevante wetsartikelen    

7:900 BW (vaststellingsovereenkomst).

Partijen in mediation

12 organisaties: 11 belangenorganisaties en een ministerie.

Partijbegeleiders en andere betrokkenen

Voorzitters of andere bestuursleden van elk van de belangenorganisaties, sommigen met adviseur. Voor het ministerie een directeur en medewerker.

Essentie              

In een mediation met een groot aantal partijen lijkt een oplossing onmogelijk. Hoe kunnen de mediators een patstelling doorbreken? Voor een oplossing grijpen de mediators terug op heel basale afspraken over onderlinge omgang. Ook al vinden enkele deelnemers dat zo vanzelfsprekend dat zulke afspraken niet opgeschreven hoeven worden, blijken anderen daarmee wel geholpen, omdat er een kader ontstaat waarbinnen men elkaar op ieders handelen kan aanspreken.

Hiermee zijn de onderlinge verstandhoudingen niet opgelost, maar wel aanzienlijk verbeterd en zetten de deelnemers een essentiële stap vooruit om op een constructieve manier over de inhoud te kunnen overleggen.

Voorgeschiedenis

De verhoudingen tussen verschillende belangengroepen onderling en tussen de belangengroepen en het ministerie is danig verstoord. Een van de belangenorganisaties, Groep A, heeft toegang tot Kamerleden en weet haar belangen zodanig in te brengen dat ‘het dossier’ politiek wordt. Dit tot frustratie en boosheid bij andere belangenorganisaties. Die verwijten Groep A stemmingmakerij, een verkeerde voorstelling van zaken en een onprofessionele houding. De situatie escaleert dusdanig dat het ministerie besluit om mediation in te zetten om de situatie te de-escaleren en onderlinge geschillen op te lossen.

Casus

Corona

Vanwege de Coronapandemie zijn fysieke gesprekken onmogelijk. De mediator gaat aan de slag met een online ronde om kennis te maken en om ieders belang, positie, doelstelling en rol in het proces te leren kennen. Het gaat om twaalf organisaties met elk eigen doelstellingen en belangen. De meeste contactpersonen kennen elkaar en hebben ook weet van de slechte onderlinge verhoudingen of hebben daarmee te maken.

Met name Groep A, moet het ontgelden. In het bijzonder het opereren van de voorzitter van Groep A wordt door een aantal deelnemers als storend, onprofessioneel en tendentieus ervaren. De mediator ervaart deze animositeit ook zelf in de eerste plenaire overleggen. Groep A is een kleine organisatie met zeer gedreven bestuurders die naar hun eigen idee niet wordt gehoord en door de andere organisaties buitenspel wordt gezet. Dat verklaart ook mogelijk de opstelling in de eerste overleggen. ‘Mogelijk’, omdat deze aanname pas in latere caucusgesprekken echt kan worden getoetst.

Onafhankelijkheid

De mediator wordt verweten de toon van de besprekingen niet zodanig te kunnen reguleren opdat de deelnemers respectvol met elkaar spreken. Het aantal deelnemers is te groot, het conflict en de animositeit zijn te heftig om plenair en online de verstoorde communicatie en het verwijt aan de mediator effectief te kunnen bespreken. De verstoorde communicatie staat de voortgang in de weg.

De mediator heeft twee interventies. Ten eerste verzoekt hij een co-mediator aan te sluiten; de deelnemers gaan hiermee akkoord.

Ten tweede last hij een ronde van caucusgesprekken in om het gedrag en verwijt aan de mediator met ieder apart aan de orde te stellen. In de caucusgesprekken stellen de mediators de volgende zaken aan de orde: de door deelnemers ervaren persoonlijke krenkingen door andere deelnemers en hoe hiermee om te gaan, onderliggende belangen van de organisaties en deelnemers, verwachtingen over de rol van de mediator en afspraken over de eigen inzet om de communicatie tijdens de plenaire mediation-gesprekken te verbeteren. Daarbij uiten enkele deelnemers verwijten over Groep A en de voorzitter. In het caucusgesprek met Groep A geven de mediators feedback over deze verstoorde communicatie, op basis van eigen objectieve waarneming tijdens plenaire gesprekken.

De vertegenwoordigers van Groep A zien de feedback als partijdig en niet-neutraal, waarop de mediators daarover het gesprek aangaan. Groep A ziet in dat effectieve communicatie nodig is om de mediation verder te brengen. Stoppen met de mediation is voor Groep A net als voor de andere deelnemers geen beter alternatief. Daags na de caucusgesprekken laat Groep A de mediators weten dat zij besluiten een andere vertegenwoordiger naar de mediation af te vaardigen. Deze blijft stáán voor de belangen van Groep A en haar achterban, maar weet een vertrouwenwekkende relatie met de andere deelnemers op te bouwen. Daardoor wordt het mogelijk om open te staan voor afspraken die tot oplossingen zouden kunnen leiden.

Vaststellingsovereenkomst

Een lastig punt is dat enkele deelnemers alleen over procesafspraken willen spreken en niet over inhoud. Dat is lastig omdat het op twee manieren moeilijk is te hanteren: op de eerste plaats gaat het Groep A juist om de inhoud en blijken discussies ook moeilijk zonder voorbeelden uit de praktijk, en op de tweede plaats zit de pijn in de onderlinge verstandhoudingen juist in de inhoud.

De gezamenlijke overleggen worden daarbij gehinderd doordat deze zonder uitzondering digitaal plaatsvinden.

De mediators doen de deelnemers het voorstel te kiezen voor een type van vaststellingsovereenkomst die het maximaal haalbare lijkt. De optie die de mediators de deelnemers voorleggen is om ín mediation afspraken te maken over onderlinge omgang, en dat partijen vervolgens ná de mediation het overleg een inhoudelijk vervolg geven. Deze optie wordt aanvaard. Een eerste tekstvoorstel van de mediators wordt door en met de deelnemers uitgewerkt.

Aan het akkoord gaan met deze vorm van slotdocument liggen voor de afzonderlijke organisaties verschillende overwegingen ten grondslag:

Sommige deelnemers geven aan geen probleem te hebben (met Groep A). Als er al iets speelt dan wordt dat direct uitgesproken;

Andere deelnemers blijven sceptisch omdat ze er niet van overtuigd zijn dat alle vertegenwoordigers van Groep A zich aan de afspraken zullen houden;

Weer anderen vinden de voorgestelde afspraken kinderachtig en onnodig omdat professionele partijen zich sowieso zo dienden te gedragen;

Bij alle deelnemers speelt het besef dat als dergelijke afspraken niet worden gemaakt, de mediation mislukt en men wil elkaar wel het voordeel van de twijfel geven.

Een smalle basis voor een vaststellingsovereenkomst! Maar blijkbaar telt elke deelnemer zijn knopen en stelt vast dat de BAZO (Beste Alternatief Zonder Overeenkomst) toch minder aantrekkelijk is.

Belangen

Het gaat de belangenorganisaties om belangen van hun achterban, om als belangenorganisatie herkend en erkend te worden in waar zij voor staan en om rust in het werk.

Voor het ministerie is belangrijk dat alle organisaties door een deur kunnen, de rollen van ministerie en belangenorganisaties helder zijn en er politieke rust is.

Alle deelnemers vinden elkaar in het belang dat zij met elkaar dóór moeten, en dat ze een verlammend conflict over gedrag en communicatie achter zich willen laten.

Resultaat

Afspraken

De overeenkomst bevat vrij basale afspraken over de intentie over respectvol omgaan met elkaar, vergaderdiscipline, over inhoud te praten zonder uitspraken te doen over personen. Ook het besef dat je van mening kunt verschillen zonder de relatie te beschadigen is benoemd, alsook de manier waarop je relevante organisaties op de hoogte stelt van voorgenomen media-uitingen. De overeenkomst in de vorm van een intentieverklaring van één pagina is door alle organisaties getekend. Een intentieverklaring met beknopt geformuleerde afspraken voelt enerzijds niet aan als dwangbuis terwijl de grenzen van gedrag wel duidelijk zijn gesteld. Anderzijds stelt het de organisaties in staat elkaar aan te spreken bij niet-naleven.

Addendum

Belangrijker nog is een addendum bij deze Intentieverklaring, waarin voor elke intentie is omschreven wat ermee wordt bedoeld, hoe ermee wordt omgegaan en welke acties bij feitelijke of gepercipieerde overtredingen mogelijk zijn. Het addendum is nog veel meer dan de intentieverklaring de basis van de afspraken. Dit addendum is ook bedoeld om duiding te geven aan de intenties op een manier die is uit te leggen aan bestuursleden, managers, achterbannen en personeel van de organisaties. Immers, die worden ook geacht zich aan de afspraken te houden. Het biedt ten slotte een handvat om deelnemers in een overleg aan te spreken op het niet-nakomen van de intenties.

Reflectie mediator

Voorafgaand aan de mediation is sprake van wederzijds ervaren schofferingen, verwijten, vermeend onprofessioneel gedrag en ervaring buitengesloten te worden. Verschillen in jargon en mores en meningen over elkaar maken het bovendien moeilijk elkaar te begrijpen. Dat blijkt in de online bijeenkomsten met 12 organisaties moeilijk te reguleren. Het onvruchtbare gedrag herhaalt zich en met name Groep A is niet gevoelig voor interventies. Enkele deelnemers verwijten dit de mediators.

Caucus

Interventie is een ronde van caucusgesprekken. Tijdens deze ronde staan de mediators stil bij het onderling gedrag, de behoefte om oud zeer te bespreken en achter te laten en aan te sturen op een andere manier van omgaan met elkaar.

Deze mediation met meer partijen geeft aan dat twee mediators nodig zijn. De interventie om een co-mediator te vragen is daarmee logisch.

Directe feedback naar Groep A over onhebbelijk en onprofessioneel gedrag wordt niet geapprecieerd. Dit leidt tot het verwijt niet neutraal en onafhankelijk te zijn. De interventie om dit meteen aan de orde stellen leidt tot werkbaar vertrouwen tussen de vertegenwoordigers van Groep A en de mediators. Plus de afspraak om aan de bel te trekken als het vertrouwen in twijfel wordt getrokken. Vertrouwen in de onpartijdige en neutrale rol is voor de mediators voorwaardelijk voor voortzetting van de mediation.

De caucusgesprekken leiden tot overeenstemming over de volgende processtappen en de focus op procesafspraken in plaats van inhoud.

Wisseling vertegenwoordiging

Cruciaal voor de voortgang is dat Groep A op enig moment een andere vertegenwoordiger afvaardigt. Deze vertegenwoordiger dient ook de belangen van de organisatie en achterban en weet daarnaast een vertrouwenwekkende relatie met de andere deelnemers in stand te houden. Aanname van de mediators is dat hun feedback in caucus, op de effectiviteit van de communicatie, aan dit besluit heeft bijgedragen.

Een andere interventie is het voorstel voor een openbare intentieverklaring voor de vaststelling van afspraken, met beknopte kernafspraken op een A4, voorzien van handtekeningen van de bestuurders van de organisaties. Daaraan gekoppeld een niet-openbaar addendum, dat bedoeld is om binnen de organisaties het gesprek te voeren. In het addendum zijn de kernafspraken voorzien van een praktische en concrete toelichting over gedrag en manieren om zaken aan de orde te stellen. Voor deze combinatie is gekozen omdat dit voor alle deelnemers valt te ‘verteren’. Zowel voor hen die van mening zijn dat de detailafspraken overbodig en vanzelfsprekend zijn, als voor hen die praktische en concrete invulling van de afspraken wensen omdat daarmee duidelijkheid ontstaat.

Binnen de mogelijkheden om de deelnemende organisaties naar oplossingen te geleiden denken wij, Ken Cloke indachtig, dat de deelnemers met de intentieverklaring over de omgang met elkaar en de daarbij behorende toelichting een essentiële stap vooruit hebben gezet om op een constructieve manier over de inhoud te kunnen overleggen.

Verwijzing

Overheidsorganisatie benaderde de mediator.

Co-mediation

Bij aanvang niet. Na de eerste plenaire gesprekken is sprake van co-mediation.

Achtergrond mediator

Mediators op het raakvlak van overheid, bedrijven en burgers, op het gebied van milieu, ruimtelijke vraagstukken en bouw.

Intake/plenair/caucus

Online bijeenkomsten, zowel plenair als in caucus.

Verslaglegging

Van alle bijeenkomsten zijn ‘aantekeningen’ gemaakt die vallen onder de vertrouwelijkheid van de mediation.

Duur

De doorlooptijd bedroeg 8 maanden. Daarin vonden 5 online plenaire bijeenkomsten en 24 online caucusgesprekken plaats, twee per deelnemer. Gedurende de laatste 2 maanden legden de deelnemers de bereikte afspraken voor aan (de besturen van) hun organisaties voor accordering. Pas nadat het laatste akkoord bij de mediators werd gemeld zijn de afspraken geldend als gezamenlijk resultaat en is de mediation beëindigd.

Naam mediators

Drs. Hans Bekkers, Nieuw Script, Amsterdam

Drs. Jeroen Bartels, 4M Advies BV, Zutphen